Kennis- en informatieplatform: van, voor en door de gebruikers

‘Uit evaluaties van de samenwerking tussen WBL en de raamcontractanten bleek dat het nogal eens is voorgekomen dat niet iedereen over dezelfde informatie beschikte,’ licht Eveline Hinfelaar toe. ‘Vaak gingen we er stilzwijgend van uit dat iedereen al van alles op de hoogte was, maar dat bleek in de praktijk niet altijd het geval te zijn. Dan kreeg je bijvoorbeeld te horen “dat wist ik niet” en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Een belangrijke randvoorwaarde voor een geslaagde samenwerking is dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Dat kon en moest beter en daar besloten we iets aan te gaan doen.

Alle informatie op een plek

‘Onze insteek was om alle informatie voor alle betrokkenen op één plek te zetten,’ vertelt Désirée Muijters verder. ‘Daarbij gaat het om iedereen die bij een project betrokken is, zowel onze eigen collega’s als de vertegenwoordigers van externe partijen die bij projecten betrokken zijn. Uitgangspunt was dat het voor de bestaande projectdeelnemers en de nieuwkomers in een project makkelijk moet zijn om informatie terug te vinden.

Van algemene tot en met specifieke informatie

Désirée Muijters: ‘We zijn begonnen met de samenstelling van een blauwdruk met inhoudsopgave, gevolgd door een functioneel en technisch ontwerp. Vervolgens zijn we de verschillende hoofdstukken van de relevante inhoud gaan voorzien. Er staat informatie in over WBL Algemeen, Ontwerp en Techniek, Samenwerken, Veiligheid, Contractmanagement, Projectenoverzicht en Externe partners. Het Kennis- en Informatieplatform is zo dé bron van alle essentiële informatie voorafgaand aan, gedurende en na de afronding van een project. Details over specifieke projecten zijn terug te vinden op de projectensites waar de projectleden van zowel WBL als de partners toegang hebben. Op het Kennis- en Informatieplatform kan de bezoeker toegang krijgen tot documenten en video’s of zich inschrijven voor bijvoorbeeld (online) bijeenkomsten. Het platform is vooralsnog alleen toegankelijk voor samenwerkingspartners.

Een absoluut voor iedereen

Heb je vragen of behoefte aan kennis en informatie: het Kennis- en Informatieplatform is de “place to be” om in je behoefte te voorzien. Eveline Hinfelaar: ‘Of het nu gaat over algemene achtergrondinformatie over wie WBL is en wat WBL doet, over specifieke richtlijnen over onderhoud of werkwijzen of veiligheidsregels, over de spelregels van het contractmanagement of over projecten, het Kennis- en Informatieplatform biedt uitkomst. Ook bestaat er de mogelijkheid dat de contractpartners zich voorstellen en informatie delen over hun bedrijf.
Voor meer informatie kan contact opgenomen worden met projectmanagementbureau@wbl.nl

Eigenaarschap

Het Kennis- en Informatieplatform is niet in beton gegoten, maar een levend platform. Désirée en Eveline: ‘Het is niet onze insteek dat er meteen een 100% kant en klaar product staat. De bedoeling is dat de gebruikers zelf actief bijdragen aan het platform en komen met aanvullende informatie of dingen die ze missen. Het platform is van, voor en door de gebruikers. Als ze zich eigenaar gaan voelen van het platform zijn wij tevreden.

Beheer centraal

Het is van groot belang dat het platform actueel blijft en dat iedereen met opmerkingen terecht kan op één plek. Daarom komt er een centraal punt waar iedereen zijn opmerkingen kenbaar kan maken. Désirée Muijters zal hierin de belangrijkste speler zijn.